Log in

Knjigovodstveni servis - Online knjigovodstvo ili klasično?

Zapošljavanje vlastitog knjigovođe često je preveliki izdatak za mnoge poduzetnike početnike, no za tu opciju ne odlučuju se niti neke respektabilne firme sa 50 i više zaposlenih, iz različitih razloga. Kao interesantan primjer navesti ćemo slučaj kada su jednom prilikom mogućnosti zaposlenja u našem servisu provjeravale tri knjigovotkinje firme koja je zapošljavala deset radnika, a koja je pogađate - u konačnici bila prisiljena staviti ključ u bravu. Jasno je da deset radnika nije moglo producirati dovoljno za 3 osobe u knjigovodstvu i direktora, koji na žalost nije bio kompetentan procijeniti koliko te administracije i knjigovodstva stvarno ima.

Knjigovodstveni servis Online ili klasično knjigovodstvo?

Zašto biste mijenjali dosadašnji način vođenja poslovnih knjiga? Razloga je više, a ovom prilikom ćemo se osvrnuti na neke od njih. Dodatno povećanje efikasnosti i smanjenje troškova, omogućile su internet tehnologije te adekvatni knjigovodstveni programi, pa sada tvrtke mogu imati online knjigovodstvo - sa dobivenom uslugom kao da imaju internog stručnjaka za financije i knjigovodstvo, ali uz bitno niže troškove. Veće brzine internet veza omogućile su razvoj usluga i aplikacija baziranih na internet tehnologijama. Bankarstvo je među prvima svoje usluge učinilo dostupnim preko PC i online povezivanja, te nema više potrebe odlazaka u poslovnice banaka s hrpom virmana koje službenici prepisuju, dok mi strpljivo čekate svoj red. I tvrtke iz drugih sektora sve češće počinju koristiti prednosti koje pruža e-Poslovanje. Kao i inače, za sve novosti naročito su otvorene manje i agilnije firme, posebice ukoliko vide nova mjesta uštede i ubrzavanja poslovnih procesa, te načine da budu korak ispred konkurencije.
Nabava i prodaja želi imati što ažurnije informacije o prometu, ostvarenim razlikama u cijeni po proizvodima, grupama proizvoda, dobavljačima i kupcima, naplati po danima, prekoračenjima, rabatnim skalama, zbirna i periodična fakturiranja itd. Proizvodnja traži radne naloge sa svim podacima o troškovima materijala, radne snage, kalu, rastepu, lomu, otpisima i sl. Uprava traži menadžerske izvještaje iz domene upravljačkog računovodstva na dnevnoj razini.
Svu tu dokumetaciju i poslovne procese potrebno je obraditi, za što postoje razna programska rješenja, koja se koriste počev od odjela prodaje i nabave, managementa firme pa do knjigovodstva koje vodi naše poslovne knjige itd. Neke poslove obavljaju osobe u samoj tvrtci, a neki se mogu outsourcati vanjskim firmama kao što su računovodstveni servisi, IT tvrtke itd… Što je veća složenost poslovnih procesa ili veća količina dokumenata za obradu – veća je i vjerojatnost pogreške kod prijenosa ili prepisivanja podataka u slučaju da se prenose iz jednog u drugi software. Često se događa da evidencija poslovnih promjena nije pravovremena i da uprava i ostale odgovorne osobe u firmi, nemaju pravovremeni uvid u rezultate poslovanja i ne mogu na bazi ažurnih podataka u realnom vremenu donositi adekvatne odluke. Često i knjigovodstveni servisi kasne s obradom dokumentacije, ili istu nisu pravovremeno zaprimili jer jednostavno niste stigli osobno otići na lokaciju servisa i dostaviti potrebne dokumente, što dodatno usporava praćenje ostvarenih rezultata i vođenje poslovne politike tijekom godine. Neželjene bilance se nakon završetka poslovne godine teško više mogu popraviti.
Većinu navedenih problema moguće je riješiti prelaskom na Online knjigovodstvo.

Razmjena dokumenata putem Dropbox ili Google drive - nije eKnjigovodstvo! Može se čak dogoditi da uz primjenu takve metode razmjene imate više grešaka u knjigovodstvenim evidencijama nego kod klasičnog knjigovodstva (za koje naravno ne znate, jer u njih nemate pristup i podaci nisu transparentni).

Online knjigovodstveni programi

Ako koristite isti program kao i vaš knjigovođa, nećete imati potrebu dostavljanja izlaznih faktura u knjigovodstveni servis, jer se one već nalaze u knjigovodstvenom programu. Ulazni pak dokumenati šalju se putem e-maila ili faxa u knjigovodstveni servis te nema potrebe za osobnom dostavom dokumenata na lokaciju servisa, a originale firma arhivira kod sebe. Dostavljene dokumente knjigovođa uvozi i obrađuje u knjigovodstvenom programu, te ih korisnik u bilo kojem trenutku može pogledati te provjeriti jesu li obrađeni i proknjiženi, bez potrebe za listanjem po registratorima. Cilj ovakvog načina vođenja poslovnih evidencija je da korisnik ima uvid u knjigovodstveni program i vlastito financijsko poslovanje iz udobnosti svog ureda i ne mora posebno tražiti informacije i papirnate izvještaje koje ima samo knjigovodstveni servis, nego svojim podacima može i samostalno pristupati, ako želi.
 

Koja je razlika između klasičnog knjigovodstvenog servisa i on line knjigovodstvenog servisa?

Klasično knjigovodstvo vam mora biti negdje u blizini jer svu svoju dokumentaciju morate fizički dostavljati na lokaciju servisa. Komunikacija je moguća samo u radno vrijeme, a ukoliko želite dobiti pojedine izvještaje morate unaprijed najaviti knjigovođi da Vam ih pripremi te pričekati par dana ili tjedana. Sva dokumentacija se nalazi u knjigovodstvenom servisu, te ako želite imati stalni pregled vašeg poslovanja morate si voditi paralaleno evidencije i raditi kopije dokumenata, jer ogiginale ostavljate u knjigovodstvu.

Knjigovodstvo Online ne mora biti u vašoj blizini, jer koristi on line knjigovodstveni program kojem isto kao i klijent, pristupa online pomoću korisničkog imena i lozinke. Firma iz programa izdaje račune i ponude. Također u programu postoji mogućnost vođenja robnog knjigovodstva, pa ukoliko radite sa robom nemate potrebu za dodatnim programom u kojemu ćete izrađivati primke i kalkulacije te voditi evidenciju zaliha, niti za prepisivanjem dokumentacije izdane iz drugog programa. Online knjigovodstvo omogućava u bilo kojem trenutku pristup podacima i potrebnim izvještajima.

Odgovorna osoba tvrtke je nadležna za vjerodostojnost i arhiviranje originala dokumentacije, a za knjigovodstvo se dokumentacija dostavlja elektronskim putem (mail, mail to fax, fax to mail). U knjigovodstvenom programu se uz sve knjižene dokumente pridružuju kopije/slike originala dokumenata, pa nema potrebe za pretraživanjem papirante arhive ukoliko Vam treba neki podatak.

U slučaju poreznog nadzora, poreznicima se mailom na uvid dostavljaju u pravilu kopije dokumentacije, a u slučaju potrebe i originali. Obzirom da u programu postoje kopije dokumenata, olakšano je samo pretraživanje i pronalazak dokumentacije, što je u pravilu dovoljno u slučaju poreznog nadzora. U slučaju sumnje u vjerodostojnost, poreznici u pravilu niti ne traže originale, nego provjeravaju verziju koja se nalazi kod suprotne strane (kupca/dobavljača). Bez obzira na način vođenja računovodstva, knjigovodstveni servis odgovara za ispravna knjiženja dostavljene dokumentacije te pripremu svih zakonskih izvještaja u propisanim rokovima.

Tajnost podataka u svim knjigovodstvenim servisima trebala bi biti definirana ugovorom o obavljanju knjigovodstvenih usluga, a podaci na internetu su zaštićeni vašim korisničkim imenom i lozinkom. Ukoliko imate sumnje u sigurnost podataka, jer se knjigovodstvenom programu pristupa putem interneta, sjetite se da koristite internet bankarstvo, gdje je Vaš račun također zaštićen korisničkim imenom i lozinkom. Podaci su sigurni onoliko koliko čuvate vaše lozinke, a obzirom da je u svim zaštitama najslabija karika "čovjek", podaci nisu ništa manje sigurni nego kada vam knjigovodstvo vodi klasični servis.

Glavna prednost on line knjigovodstva je u pristupu podacima i informacijama, mogućnosti pregleda vlastitog poslovanja te raspoloživosti podataka 24/7/365. Mana on line knjigovodstva je što se od korisnika traži osnovna informatička pismenost (ali ne bitno veća od potrebne za korištenje emaila ili MS Office alata) te urednost u pripremi, dostavi i arhiviranju dokumentacije.

Da zaključimo. Svatko tko želi imati stalni pregled nad vlastitim poslovanjem, ne želi biti ograničen radnim vremenom knjigovodstvenog servisa, zna se koristiti računalom i nije mu problem ažurno voditi dokumentaciju, treba odabrati on line knjigovodstvo.

Ukoliko se loše služite računalom ili nemate interes za urednost poslovne dokumentacije i fin. izvještaja - odaberite klasični knjigovodstveni servis. Svaki mjesec skupite sve papire na hrpu i dostavite ih knjigovodstvu. Knjigovodstvo će ih obraditi te predati zakonom propisane izvještaje, kojima u pravilu nećete imati pristup do kraja godine.

Cijena knjigovodstva

Cijena online knjigovodstva ne mora nužno biti niža od klasičnog, a osim toga cijene knjigovodstvenih usluga se u pravilu bitno razlikuju po gradovima. Tu naročito profitiraju firme iz većih gradova, gdje ponekad cijene online knjigovodstva mogu biti i duplo niže od cijena klasičnog knjigovodstva, čak i u slučaju da je jedini dio koji trebate učiniti - dostava dokumenata za knjiženje na email.

U nekim varijantama, firme same preuzimaju i neke druge dijelove obrade dokumenata. Obzirom da na istom knjigovodstvenom programu mogu raditi i knjigovodstveni servis i firma, bitno je veća fleksibilnost i mogućnost dogovora tko će preuzeti koji dio poslova. Firme po želji mogu preuzeti dio koji se odnosi na izradu i unos dokumenata (uz odgovarajuću podršku servisa), a knjigovodstveni servis u tom slučaju odrađuje kontrolu i stručne knjigovodstveno-računovodstvene poslove, izvještaje, završni račun itd.

Poslovne knjige društva - odgovornost knjigovodstvenog servisa ili uprave?

Iako se mnogi vlasnici firmi nadaju upravo suprotno, pogotovo kada sumnjaju da im knjigovodstvo loše vodi poslovne knjige - temeljem važećeg Zakona o računovodstvu, uprava društva odgovorna je za vođenje ispravnih računovodstvenih evidencija, koje će u bilo koje doba s prihvatljivom točnošću odražavati financijski položaj društva, kao i njihovu usklađenost s navedenim zakonom. Uprava je odgovorna i za čuvanje imovine društva te stoga i za poduzimanje razumnih mjera radi sprječavanja i otkrivanja pronevjera i ostalih nezakonitosti. Uprava je dužna osigurati da financijski izvještaji društva za svaku financijsku godinu budu pripremljeni u skladu s odgovarajućim standardima financijskog izvještavanja (HSFI ili MSFI) koji su, u skladu s odredbama zakona, primjenjivi na veličinu poslovnog subjekta.

Stoga, ako sumnjate da Vaše knjigovodstvo ne vodi korektno poslovne knjige Vaše firme, naša dosadašnja praksa temeljem uvida u poslovne knjige firmi nakon prelaska iz drugog knjigovodstava kod nas - pokazuje da su vlasnici firmi u većini slučajeva imali dobar dojam, samo što nisu imali pristup i uvid u knjigovodstveni program vanjskog knjigovodstvenog servisa kako bi taj dojam potvrdili. To je ujedno i razlog radi kojeg mnogi knjigovodstveni servisi ne omogućuju pristup u knjigovodstveni program. Cijena tu ne mora biti odlučujući faktor, odnosno i nakon visoke kao i nakon najpovoljnije cijene knjigovodstva događalo se da isplivaju nebrojene greške u vođenju poslovnih knjiga. Tu čak nije slučaj niti često spominjana ušteda na edukaciji vodećih ljudi u knjigovodstvu, nego sasvim drugi razlozi. No, ako se vodite isključivo najnižom cijenom ponuđene naknade, odnosno birate knjigovodstva kojima nedostaje klijenata pa dampiraju cijene, naravno da je puno veća i vjerojatnost dobivanja lošije usluge. Propusti u vođenju knjigovodstva mogu dovesti do negativnih efekata na poslovanje društva, a često se nakon kaznenih odredbi firme teško oporavljaju.

Knjigovodstvo koje će nakon primitka dokumentacije upozoriti odgovornu osobu na sporne elemente je vrlo teško pronaći, jer kod toga može doći do razgovora koje bi svi najradije izbjegli. Najviše iz razloga jer vlasnici često ne žele čuti što je pogrešno, pa je takve situacije najlakše izbjeći - šutnjom. Dakle, knjigovođe uglavnom znaju što radite krivo, ali o tome ne razgovaraju s Vama, nego međusobno. Drugi razlog je što se vodeći ljudi u knjigovodstvenim servisima educiraju, ali nove firme/korisnike dodjeljuju početnicima koji nemaju jednak pristup edukaciji niti literaturi, koji se na njima ustvari uče, dok nadređeni teško sve mogu prekontrolirati.

Svi naši klijenti imaju kontakt do odgovornih osoba i direktora servisa, te se na svako pitanje odgovara, a složenije situacije prosljeđuju do nadležne osobe. Dakle, nikada se neće dogoditi da dobijete dodijeljenog početnika i da ne možete doći do kompetentne osobe i odgovora. Ovo je jedan od češćih razloga koje klijenti navode kod promjene knjigovodstva.

Online knjigovodstvo + program

Ugovaranjem knjigovodstvenih usluga u paketu sa knjigovodstvenim uslugama dobivate i pristup knjigovodstvenom programu te poslovnu podršku i savjetovanje. Program možete korisititi u svom radu za izdavanje računa, izradu ponuda, vođenje evidencije radnog vremena zaposlenika, pristup adresaru partnera, pregled dugovanja i potraživanja, uvid u troškove po vrsti i udjelu, omjer fakturiranog i naplaćenog, trenutni poslovni razultat i dr. izvještaje.

Pristup programu možete korititi 0-24 sata na dan, 7 dana u tjednu, a cijena knjigovodstva se kreće od 300 kn+pdv za mikro tvrtke na više, ovisno o kličini i vrsti dokumentacije.