Log in

Online knjigovodstveni servis ili klasični knjigovodstveni servis?

Najbolji, ali i nasjkuplji način vođenja računovodstva je zapošljavanje vlastitog knjigovođe. Međutim, manje firme si uglavnom ne mogu priuštiti trošak dodatnog djelatnika u administraciji, pa unajmljuju knjigovodstvene servise da za njih obavljaju knjigovodstveno/računovodstvene usluge.

Razvojem interneta i telekomunikacija te adekvatnih knjigovodstvenih programa, pojavila se mogućnost korištenja on line knjigovodstva.

Online knjigovodstvo ili klasično knjigovodstvo?

Zašto biste mijenjali dosadašnji način vođenja poslovnih knjiga? Razloga je više, a ovom prilikom ćemo se osvrnuti na neke od njih.
Veće brzine internet veza omogućile su razvoj usluga i aplikacija baziranih na internet tehnologijama. Bankarstvo je među prvima svoje usluge učinilo dostupnim preko PC i online povezivanja, te nema više potrebe odlazaka u poslovnice banaka s hrpom virmana koje službenici prepisuju, dok mi strpljivo čekamo svoj red. I tvrtke iz drugih sektora sve češće počinju koristiti prednosti koje pruža ePoslovanje. Kao i inače, za sve novosti naročito su otvorene manje i agilnije firme, posebice ukoliko vide nova mjesta uštede i ubrzavanja poslovnih procesa, te načine da budu korak ispred konkurencije.
Službe nabave i prodaje žele imati dnevne informacije o promjenama cijena i uvjetima nabave i prodaje, ostvarenim razlikama u cijeni po proizvodima, grupama proizvoda, dobavljačima i kupcima, praćenje naplate po danima odgode plaćanja, prekoračenjima, rabatnim skalama, zbirna i periodična fakturiranja. Proizvodnja traži radne naloge sa svim podacima o troškovima materijala, radne snage, kalu, rastepu, lomu, otpisima i sl.
Svu tu dokumetaciju i poslovne procese potrebno je obraditi, za što postoje razna programska rješenja, koja se koriste počev od odjela prodaje i nabave pa do servisa koji vode naše poslovne knjige, managementa firme itd. Neke poslove obavljaju osobe u samoj tvrtci, a neki se mogu outsourcati vanjskim firmama kao što su računovodstveni servisi, IT tvrtke itd… Što je veća složenost poslovnih procesa ili veća količina dokumenata za obradu – veća je i vjerojatnost pogreške kod prijenosa ili prepisivanja podataka iz jednog u drugi software.  Često se događa da evidencije poslovnih promjena nije pravovremena i da uprava i ostale odgovorne osobe u firmi, nemaju pravovremeni uvid u rezultate poslovanja i ne mogu na bazi stvarnih rezultata donositi adekvatne odluke. Često i knjigovodstveni servisi kasne s obradom dokumentacije, ili istu nisu pravovremeno zaprimili od vas jer jednostavno niste stigli osobno otići na lokaciju servisa i dostaviti potrebne dokumente, što dodatno usporava praćenje ostvarenih rezultata i vođenje poslovne politike tijekom godine. Neželjene bilance se nakon završetka poslovne godine teško više mogu popraviti.
Većinu navedenih problema moguće je riješiti prelaskom na Online knjigovodstvo.

Online knjigovodstveni programi

Ako koristite isti program kao i vaš knjigovođa, nećete imati potrebu dostavljanja izlaznih faktura u knjigovodstveni servis, jer se one već nalaze u knjigovodstvenom programu. Ulazni pak dokumenati šalju se putem e-maila ili faxa u knjigovodstveni servis te nema potrebe za osobnom dostavom dokumenata na lokaciju servisa, a originale firma arhivira kod sebe. Dostavljene dokumente knjigovođa "uploada" u knjigovodstveni program, te ih korisnik u bilo kojem trenutku može pogledati te provjeriti jesu li obrađeni i proknjiženi, bez potrebe za listanjem po registratorima.
Cilj ovakvih programa je da korisnik ima uvid u knjigovodstveni program i vlastito financijsko poslovanje iz udobnosti svog ureda i ne mora posebno tražiti informacije i papirnate izvještaje od knjigovođe.
Prednost ovakvih knjigovodstvenih programa također je i u tome što možete ugovoriti mjesečno plaćanje naknade za korištenje, bez potrebe za velikim početnim izdacima za software. U usluzi korištenja programa su obuhvaćene i sve zakonske izmjene. Svakako je bitna stvar i da ne morate osigurati dodatno računalo za server, ne morate osigurati antivirusnu zaštitu i izradu sigurnosnih kopija. Kada se usporede troškovi kupnje vlastitog programa kojeg ćete imati instaliranog na vlastitom računalu, cijena održavanja programa koja obuhvaća izmjene programa sukladno zakonskim promjenama, najam online (internet) programa svakako je jeftinija opcija.
 

Koja je razlika između klasičnog knjigovodstvenog servisa i on line knjigovodstvenog servisa?

Klasični knjigovodstveni servis vam mora biti negdje u blizini jer svu svoju dokumentaciju morate fizički dostavljati na lokaciju servisa. Komunikacija je moguća samo u radno vrijeme, a ukoliko želite dobiti pojedine izvještaje morate unaprijed najaviti knjigovođi da Vam ih pripremi.

Sva dokumentacija se nalazi u knjigovodstvenom servisu, te ako želite imati stalni pregled vašeg poslovanja morate si voditi paralaleno evidencije ili raditi kopije dokumenata koje ćete imati kod sebe.

On line knjigovodstveni servis ne mora biti u vašoj blizini, jer koristi on line knjigovodstveni program kojem isto kao i klijent, pristupa online pomoću korisničkog imena i lozinke. Stranka iz programa izdaje račune i ponude. U program se elektronskim putem uvoze izvodi. Također u programu postoji mogućnost vođenja robnog knjigovodstva, pa ukoliko radite sa robom nemate potrebu za dodatnim programom u kojemu ćete izrađivati primke i kalkulacije te voditi evidenciju zaliha, niti za prepisivanjem dokumentacije izdane iz drugog programa.

On line knjigovodstvo Vam omogućava da u bilo kojem trenutku možete izlistati izvještaj koji Vam treba, vidjeti podatke o dugovanjima i potraživanjima, te izraditi izvještaje o vašem poslovanju.

Odgovorna osoba tvrtke je nadležna za vjerodostojnost i arhiviranje originala dokumentacije, a za knjigovodstvo se dokumentacija dostavlja elektronskim putem (mail, mail to fax, fax to mail). U knjigovodstvenom programu se uz sve knjižene dokumente pridružuju kopije/slike originala dokumenata, pa nema potrebe za pretraživanjem papirante arhive ukoliko Vam treba neki podatak.

U slučaju poreznog nadzora, knjigovodstveni servis na uvid daje potrebne izvještaje i drugo, a odgovorna osoba tvrtke u slučaju potrebe daje na uvid i originale arhivirane dokumentacije. Obzirom da i u programu postoje kopije dokumenata, olakšano je samo pretraživanje i pronalazak dokumentacije, te su u najvećem broju slučajeva poreznicima dovoljni scanovi traženih dokumenata.

Bez obzira na način vođenja računovodstva, knjigovodstveni servis odgovara za ispravna knjiženja dostavljene dokumentacije te pripremu svih zakonskih izvještaja u propisanim rokovima, a vlasnik firme odgovara za čuvanje dokumentacije i njezinu vjerodostojnost, istinitost i ispravnost.

Tajnost podataka u svim knjigovodstvenim servisima je određena ugovorom o obavljanju knjigovodstvenih usluga, a podaci na internetu su zaštićeni vašim korisničkim imenom i lozinkom. Ukoliko imate sumnje u sigurnost podataka, jer se knjigovodstvenom programu pristupa putem interneta, sjetite se da koristite internet bankarstvo, gdje je Vaš račun također zaštićen korisničkim imenom i lozinkom.

Podaci su sigurni onoliko koliko čuvate vaše lozinke, a obzirom da je u svim zaštitama najslabija karika "čovjek", podaci nisu ništa manje sigurni nego kada vam knjigovodstvo vodi klasični servis. I kod njih može doći do netajnosti podataka i raznih drugih oblika kompromitacije.

Glavna prednost on line knjigovodstva je u brzini dobivanja informacija, mogućnosti pregleda vlastitog poslovanja te raspoloživosti podataka 24/7/365. Mana on line knjigovodstva je što se od korisnika traži osnovna informatička pismenost (ali ne bitno veća od potrebne za korištenje emaila ili MS Office alata) te urednost u pripremi, dostavi i arhiviranju dokumentacije.

Da zaključimo. Svatko tko želi imati stalni pregled nad vlastitim poslovanjem, ne želi biti ograničen radnim vremenom knjigovodstvenog servisa, zna se koristiti računalom i nije mu problem ažurno voditi dokumentaciju, treba odabrati on line knjigovodstvo.

Ukoliko su Vam papiri muka, neažurni ste i ne služite se računalom - odaberite klasični knjigovodstveni servis. Svaki mjesec skupite sve papire na hrpu i dostavite ih knjigovodstvu. Knjigovodstvo će ih obraditi i umjesto Vas razvrstati po registratorima.

Cijena on line knjigovodstva je u pravilu niža, jer nema dvostrukog unosa dokumenata (IRA, izvodi itd...). Osim toga, cijene knjigovodstvenih usluga se u pravilu bitno razlikuju po gradovima, za razliku od on line knjigovodstvo koje ima ujednačene cijene za cijelu Hrvatsku. Tu naročito profitiraju firme iz većih gradova, gdje ponekad cijene on line knjigovodstva mogu biti i duplo niže od cijena klasičnog knjigovodstva, zatim firme koje same žele preuzeti dio unosa dokumenata itd. Obzirom da na istom knjigovodstvenom programu mogu raditi i knjigovodstveni servis i firma, bitno je veća fleksibilnost i mogućnost dogovora tko će preuzeti koji dio poslova. Firme po želji mogu preuzeti dio koji se odnosi na izradu i unos dokumenata (uz odgovarajuću podršku servisa), a knjigovodstveni servis u tom slučaju odrađuje kontrolu i stručne knjigovodstveno-računovodstvene poslove, izvještaje, završni račun itd.

Online knjigovodstvo + program

Ugovaranjem knjigovodstvenih usluga kod Valdez d.o.o. u paketu sa knjigovodstvenim uslugama dobivate i pristup knjigovodstvenom programu. Program možete korisititi u svom radu za izdavanje računa, izradu ponuda, vođenju evidencija radnog vremena zaposlenika, pristup adresaru partnera, pregled dugovanja i potraživanja, slanje opomena, uvid u izvještaje itd... Pristup programu možete korititi 0-24 sata na dan, 7 dana u tjednu.