Log in
Valdez

Valdez

Potpisivanje računa u elektroničkom obliku i računa ispostavljenih na papiru

   

MINISTARSTVO FINANCIJA

POREZNA UPRAVA

KLASA: 410-19/12-01/89

URBROJ: 513-07-21-01/12-7

Zagreb, 29. listopada 2012.

Predmet: Potpisivanje računa u elektroničkom obliku

Porezni obveznik mora prema članku 15. stavku 1. Zakona o porezu na dodanu vrijednost (Narodne novine od broja 47/95 do 22/12, u daljnjem tekstu: Zakon) i članku 104. stavku 1. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost (Narodne novine od broja 149/09 do 64/12, u daljnjem tekstu: Pravilnik) ispostaviti račun za isporučena dobra ili obavljene usluge te na računu posebno iskazati porez na dodanu vrijednost. Račun može biti ispostavljen na papiru ili u elektroničkom obliku. Poduzetnik kupcu dostavlja račun te osigurava primjerak koji služi kao isprava za knjiženje.

Člankom 15. stavkom 3. Zakona propisano je da računi poreznih obveznika moraju sadržavati sljedeće podatke:

1.     mjesto izdavanja, broj i nadnevak,

2.     ime (naziv), adresu i osobni identifikacijski broj poduzetnika, koji je isporučio dobra ili obavio usluge (prodavatelja),

3.     ime (naziv), adresu i osobni identifikacijski broj poduzetnika kome su isporučena dobra ili obavljene usluge (kupca),

4.     količinu i uobičajeni trgovački naziv isporučenih dobara te vrstu i količinu obavljenih usluga,

5.     nadnevak isporuke dobara ili obavljenih usluga,

6.     iznos naknade (cijene) isporučenih dobara ili obavljenih usluga, razvrstane po poreznoj stopi,

7.     iznos poreza razvrstan po poreznoj stopi,

8.     zbrojni iznos naknade i poreza.

Računom u elektroničkom obliku prema članku 104. a Pravilnika smatra se račun ispostavljen kao elektronička isprava sukladno Zakonu o elektroničkoj ispravi pod uvjetom da postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa. U smislu ovoga Pravilnika računom u elektroničkom obliku, ispostavljenim kao elektronička isprava, smatra se i račun potpisan elektroničkim potpisom sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu.

Računom u elektroničkom obliku smatra se i račun ispostavljen primjenom jedne od sljedećih metoda:

1.     putem elektroničke razmjene podataka, ako ugovor o razmjeni omogućuje korištenje postupaka kojima je zajamčena vjerodostojnost podrijetla računa i cjelovitost podataka odnosno sadržaja računa,

2.     pomoću bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga i drugim poslovnim dokumentima te provjeru vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja računa prema utvrđenim procesima izdavanja odnosno primanja računa.

Navedene metode moraju zadovoljavati sljedeće uvjete:

1.     mora biti zajamčena vjerodostojnost podrijetla računa na način da primatelj računa može nedvojbeno utvrditi da je taj račun poslao izdavatelj računa,

2.     mora biti zajamčena cjelovitost sadržaja računa na način da primijenjena tehnologija i postupci onemogućavaju promjenu podataka na računu,

3.     mora biti zajamčena vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja računa tijekom prijenosa računa elektroničkim putem od izdavatelja do primatelja računa,

4.     mora biti zajamčena čitljivost računa odnosno vizualan i razumljiv prikaz tako ispostavljenog računa na zaslonu računala ili drugih elektroničkih uređaja kao i na papiru,

5.     mora biti vidljivo vrijeme i adresa otpreme odnosno primitka tako ispostavljenog računa.

U vezi navedenog, a na temelju Zakona o porezu na dodanu vrijednost i Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost te očitovanja Ministarstvo gospodarstva, Uprave za trgovinu i unutarnje tržište KLASA: 410-01/10-01/07, URBROJ: 526-05-05/1-12-12 od 26. lipnja 2012. godine u nastavku dajemo usuglašene odgovore na pristigla pitanja u vezi izdavanja računa u elektroničkom obliku.

1. Trebaju li svi računi u elektroničkom obliku neovisno o metodi ispostavljanja biti potpisani?

Iz odredbi Zakona i Pravilnika proizlazi da potpis treba sadržavati račun ispostavljen metodom naprednog elektroničkog potpisa sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Računi u elektroničkom obliku ispostavljeni putem elektroničke razmjene podataka (EDI) ili bilo koje druge metode poslovne kontrole prema propisima o PDV-u ne trebaju sadržavati potpis obzirom da potpis nije naveden kao obvezan sadržaj računa. Međutim odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu (Narodne novine broj 109/07) propisano je da knjigovodstvena isprava sastavljena kao elektronički zapis, umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Napominjemo da računi u elektroničkom obliku trebaju biti ispostavljeni putem jedne od propisanih metoda koje ispunjavaju određene uvjete što je propisano člankom 104.a Pravilnika.

Prema tome račun u elektroničkom obliku ispostavljen putem elektroničke razmjene podataka ili pomoću bilo koje metode poslovne kontrole sukladno odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu.

Također napominjemo da način osiguravanja vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja računa mora biti definiran ugovorom o razmjeni podataka (EDI), dok kod računa u elektroničkom obliku ispostavljenih pomoću bilo koje metode poslovne kontrole procesi izdavanja odnosno primanja računa moraju definirati poslovne kontrole koje omogućuju povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga i drugim poslovnim dokumentima te provjeru vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja računa.

2. Smatra li se elektronička pošta (e-mail) valjanim načinom slanja računa u elektroničkom obliku?

Način razmjene računa u elektroničkom obliku nije propisan zakonodavstvom o računima u elektroničkom obliku, već su propisani uvjeti koje takvi računi moraju ispunjavati.

Prema očitovanju Ministarstva gospodarstva, Uprave za trgovinu i unutarnje tržište KLASA: 410-01/10-01/07, URBROJ: 526-05-05/1-12-12 od 26. lipnja 2012. godine elektronička pošta sama po sebi ne garantira vjerodostojnost pošiljatelja i cjelovitost sadržaja tijekom prijenosa računa elektroničkim putem što je propisano člankom 104.a stavkom 3. Pravilnika, stoga je potrebno poduzeti dodatne mjere da se osiguraju navedeni zahtjevi, (kao što su primjerice potpisivanje poruke ili potpisivanje računa elektroničkim potpisom).          

3. Da li se radi razlika računa s obzirom na metodu ispostavljanja računa u elektroničkom obliku (EDI ili neka druga metoda)?

Računom u elektroničkom obliku smatra se onaj račun koji je ispostavljen primjenom jedne od propisanih metoda koja zadovoljava uvjete iz članka 104.a Pravilnika, te ne postoji razlika s obzirom na metodu ispostavljanja.

4. Treba li račun u elektroničkom obliku sadržavati klauzulu: Dokument je obrađen elektroničkim putem i valjan je bez potpisa i pečata?

Odredbama Zakona o porezu na dodanu vrijednost i Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost nije propisana takva klauzula kao obvezni sadržaj računa.

5. Treba li na računu u elektroničkom obliku navesti mjesto čuvanja izvorne isprave?

Zakonom i Pravilnikom mjesto čuvanja nije propisano kao obvezan element računa. Međutim člankom 159. Pravilnika propisano je da računi u elektroničkom obliku moraju biti pohranjeni u izvornom obliku u kojem su i poslani u skladu s posebnim propisima, da vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja pohranjenih računa moraju biti zajamčeni od trenutka izdavanja do kraja razdoblja čuvanja, a podaci koje sadrže računi ne smiju se mijenjati. Također je propisano da porezni obveznik na zahtjev Porezne uprave ili drugog tijela nadležnog za nadzor mora omogućiti uvid u ispostavljene i primljene račune.

6. Postupci izrade i razmjene računa u elektroničkom obliku putem informacijskih posrednika.

Zakon i Pravilnik ne propisuju posebne odredbe ili pravila u vezi izdavanja računa u elektroničkom obliku putem informacijskih posrednika, propisana je samo mogućnost da se ispostavljanje, otprema, primitak kao i svaka druga radnja u vezi s računom u elektroničkom obliku može obavljati putem informacijskog posrednika.

7. Smatraju li se računi izrađeni u PDF/A formatu računima u elektroničkom obliku?

Računi izrađeni u PDF/A formatu smatraju se računima u elektroničkom obliku ako metoda kojom su izdani ispunjava uvjete iz članka 104.a stavka 3. Pravilnika.

8. Jesu li sukladno članku 35. Zakona o elektroničkom potpisu (Narodne novine broj 10/02 i 80/08) valjani strani certifikati u slučaju kada su izdavatelji digitalnog potpisa i vremenskog žiga sa liste autoriziranih u Europskoj uniji?

Prema očitovanju Ministarstva gospodarstva, Uprave za trgovinu i unutarnje tržište KLASA: 410-01/10-01/07, URBROJ: 526-05-05/1-12-12 od 26. lipnja 2012. godine tumačenje Zakona o elektroničkom potpisu je u nadležnosti Ministarstva gospodarstva, stoga se u vezi navedenog navodi da je člankom 35. Zakona o elektroničkom potpisu propisano da su kvalificirani certifikati davatelja usluga certificiranja sa sjedištem u Europskoj uniji jednako valjani kao i kvalificirani certifikati izdani u Republici Hrvatskoj.

Kvalificirani certifikati davatelja usluga certificiranja sa sjedištem u zemljama izvan Europske unije jednako su valjani kao i kvalificirani certifikati izdani u Republici Hrvatskoj:

1. ako davatelj usluga certificiranja ispunjava uvjete za izdavanje kvalificiranih certifikata iz ovoga Zakona te je dobrovoljno akreditiran u Republici Hrvatskoj ili jednoj od zemalja članica Europske unije,

2. ako neki domaći davatelj usluga certificiranja koji ispunjava uvjete za izdavanje kvalificiranih certifikata iz ovoga Zakona jamči za takve certifikate jednako kao da su njegovi,

3. ako tako odredi bilateralni ili multilateralni sporazum između Republike Hrvatske i drugih zemalja ili međunarodnih organizacija,

4. ako tako odredi bilateralni ili multilateralni sporazum između Europske unije i trećih zemalja ili međunarodnih organizacija.

Certifikati davatelja usluga certificiranja sa sjedištem u Europskoj uniji, koje prema ovom Zakonu nije moguće odrediti kao kvalificirane, imaju istu pravnu snagu kao i certifikati izdani u Republici Hrvatskoj u skladu s odredbama ovoga Zakona 

9. Prihvaćanje UBL normi u postupku razmjene računa u elektroničkom obliku.

Norma (format) zapisa podataka nije propisana zakonodavstvom o računima u elektroničkom obliku.

Međutim, račun izdan prema UBL normi je porezno prihvatljiv račun ako postupci njegovog izdavanja i razmjene ispunjavaju uvjete iz članka 104.a Pravilnika te ako sadrži sve podatke propisane člankom 15. stavkom 3. Zakona.

10. Razmjena podataka kroz AS2 protokol.

Protokol razmjene podataka nije propisan zakonodavstvom o računima u elektroničkom obliku.

Međutim račun razmijenjen preko AS2 protokola je porezno prihvatljiv ako postupci razmjene ispunjavaju uvjete iz članka 104.a stavka Pravilnika. 

11. Može li se napredni elektronički potpis ostvariti aplikacijskim certifikatom Fine?

Prema očitovanju Ministarstva gospodarstva, Uprave za trgovinu i unutarnje tržište KLASA: 410-01/10-01/07, URBROJ: 526-05-05/1-12-12 od 26. lipnja 2012. godine napredni elektronički potpis se po definiciji ne može ostvariti aplikacijskim certifikatom, jer sukladno članku 4. stavku 3. Zakona o elektroničkom potpisu napredni elektronički potpis nastaje korištenjem sredstava kojima potpisnik može samostalno upravljati i koja su isključivo pod nadzorom potpisnika.

12. Prihvaća li se račun ispostavljen putem elektroničke razmjene podataka (EDI) koji neće biti potpisan naprednim elektroničkim potpisom?

Iz odredbi Zakona i Pravilnika proizlazi da potpis treba sadržavati račun ispostavljen metodom naprednog elektroničkog potpisa sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Računi u elektroničkom obliku ispostavljeni putem elektroničke razmjene podataka (EDI) ili bilo koje druge metode poslovne kontrole prema propisima o porezu na dodanu vrijednost ne trebaju sadržavati potpis obzirom da potpis nije naveden kao obvezan sadržaj računa. Međutim odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu propisano je da knjigovodstvena isprava sastavljena kao elektronički zapis, umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Napominjemo da računi u elektroničkom obliku trebaju biti ispostavljeni putem jedne od propisanih metoda koje ispunjavaju određene uvjete što je propisano člankom 104. a Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost.

Prema tome račun u elektroničkom obliku ispostavljen putem elektroničke razmjene podataka (EDI) sukladno odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu.

U tom slučaju, način osiguravanja vjerodostojnost podrijetla i cjelovitosti sadržaja računa mora biti definiran ugovorom o elektroničkoj razmjeni podataka.

13. Može li elektronički potpis imati isključivo osoba koja je ovlaštena za zastupanje firme npr. član uprave ili to može biti i druga osoba?

Prema očitovanju Ministarstva gospodarstva, Uprave za trgovinu i unutarnje tržište KLASA: 410-01/10-01/07, URBROJ: 526-05-05/1-12-12 od 26. lipnja 2012. godine, ako se račun potpisuje naprednim elektroničkim potpisom, on mora biti potpisan od strane osobe koja je prema internim aktima tvrtke ovlaštena za potpisivanje računa 

14. Mora li se sa kupcem sklopiti poseban ugovor o elektroničkoj razmjeni podataka ili je dovoljan aneks već postojećeg ugovora?

Elektronička razmjena podataka (EDI) podrazumijeva ugovor o elektroničkoj razmjeni podataka između poslovnih subjekata, ako takav ugovor o elektroničkoj razmjeni podataka već postoji aneks već postojećeg ugovora trebao bi biti dovoljan.

15. Da li se odobrenja poslana elektroničkim putem i dalje vraćaju poštom od kupca koji na njima mora staviti žig i navesti u kojem je periodu umanjio pretporez ili za to postoji elektronsko rješenje?

Člankom 108. stavkom 2. Pravilnika propisano je da izdavatelj računa može ispraviti pogrešno iskazani porez u računu o isporučenim dobrima i obavljenim uslugama ako primatelj po tom računu još nije iskoristio pravo na odbitak pretporeza. U tom slučaju, izdavatelj računa obvezan je o ispravku računa obavijestiti u elektroničkom obliku ili na papiru primatelja računa. Izdavatelju računa u elektroničkom obliku mora biti dostavljena obavijest o storniranju toga računa u elektroničkom obliku temeljem koje će izdavatelj ispravak poreza proknjižiti u svom knjigovodstvu. Izdavatelju računa na papiru mora biti vraćen izvornik računa u kojemu je porez bio pogrešno iskazan, a on ga mora pohraniti u svoju dokumentaciju i ispravak poreza proknjižiti u svome knjigovodstvu.

16. Na koji način se mogu arhivirati računi u elektroničkom obliku?

Člankom 159. Pravilnika propisano je da računi u elektroničkom obliku moraju biti pohranjeni u izvornom obliku u kojem su i poslani u skladu s posebnim propisima, da vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja pohranjenih računa moraju biti zajamčeni od trenutka izdavanja do kraja razdoblja čuvanja, a podaci koje sadrže računi ne smiju se mijenjati. Nadalje je propisano da porezni obveznik na zahtjev Porezne uprave ili drugog tijela nadležnog za nadzor mora omogućiti uvid u ispostavljene i primljene račune.

Napominjemo da način arhiviranja kao i potencijalni programi nisu propisani odredbama Zakona i Pravilnika, bitno je da način arhiviranja ispunjava uvjete iz članka 159. Pravilnika.

17. Da li se račun u elektroničkom obliku tretira kao isprava sastavljena kao elektronički zapis u smislu Zakona o računovodstvu?

Račun u elektroničkom obliku može se smatrati elektroničkim zapisom, ali mora zadovoljavati uvjete iz članka 104.a Pravilnika.

18. Treba li račun u elektroničkom obliku za koji nije potrebna suglasnost primatelja biti potpisan?

Iz odredbi Zakona i Pravilnika proizlazi da potpis treba sadržavati račun ispostavljen metodom naprednog elektroničkog potpisa sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Računi u elektroničkom obliku ispostavljeni putem elektroničke razmjene podataka (EDI) ili bilo koje druge metode poslovne kontrole prema propisima o porezu na dodanu vrijednost ne trebaju sadržavati potpis obzirom da potpis nije naveden kao obvezan sadržaj računa. Međutim odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu propisano je da knjigovodstvena isprava sastavljena kao elektronički zapis, umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Napominjemo da računi u elektroničkom obliku trebaju biti ispostavljeni putem jedne od propisanih metoda koje ispunjavaju određene uvjete što je propisano člankom 104.a Pravilnika.

Stoga račun u elektroničkom obliku za koji nije potrebna suglasnost primatelja sukladno odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu.

19. Može li banka izdavati račune u elektroničkom obliku bez suglasnosti primatelja za prihvat takvog računa?

Sukladno odredbi članka 104.a Pravilnika iznimno suglasnost za prihvat računa u elektroničkom obliku nije potrebna za račun koji se odnosi isključivo na isporuke koje su prema odredbama članka 11.a stavka 1. točke b) do g) Zakona oslobođene plaćanja poreza na dodanu vrijednost.

20. Je li potrebno donošenje internih odluka u vezi poslovnih procesa izdavanja računa u elektroničkom obliku, odnosno o metodi koja se primjenjuje te procesu arhiviranja i upravljanja arhivskim podacima.

Odredbom članka 104.a stavka 4. Pravilnika propisano je da je porezni obveznik koji namjerava ispostavljati i primati račune u elektroničkom obliku obvezan utvrditi način na koji će osigurati odgovarajuće uvjete propisane Zakonom o elektroničkoj ispravi i uvjete iz stavka 3. toga članka, kao i uvjete za elektroničku obradu podataka u skladu s Općim poreznim zakonom.

Prema tome Pravilnikom nije izričito propisana obveza donošenja internih odluka već je obveznik koji namjerava ispostavljati i primati račune u elektroničkom obliku obvezan utvrditi način na koji će osigurati odgovarajuće uvjete u vezi s tim, stoga smo mišljenja da su takve interne odluke od izuzetnog značaja prilikom obavljanja poreznog nadzora.

Mišljenje Porezne uprave možete u cijelosti pročitati na www.porezna-uprava.hr te na www.mingo.hr.

 

Potpisivanje računa ispostavljenih na papiru

Vezano za obvezu ovjere računa ispostavljenih na papiru, Porezna uprava 09.01.2012 dala je sljedeće mišljenje:

Sukladno članku 6. navedenog Zakona propisano je kako knjigovodstvena isprava mora biti vjerodostojna, uredna i sastavljena na način da osigurava pravodobni nadzor. Osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika ili osoba na koju je prenesena ovlast jamči potpisom na knjigovodstvenoj ispravi da je ona vjerodostojna i uredna. Također, istim Zakonom propisano je da knjigovodstvena isprava može biti sastavljena kao elektronički zapis te tada može umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika ili osobe na koju je prenesena ovlast sadržavati ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili mora biti potpisana sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu (Narodne novine 10/02 i 60/06).
Slijedom navedenog, ako račun predstavlja knjigovodstvenu ispravu koja služi kao temelj za unos podataka u poslovne knjige, onda mora biti potpisan sukladno odredbama članka 6. Zakona o računovodstvu, a ako računi ne
služe kao temelj za unos podataka u poslovne knjige (primjerice gotovinski računi evidentirani kroz blagajničko poslovanje), tada isti ne moraju biti potpisani jer je potpisan blagajnički izvještaj i kao takav predstavlja vjerodostojnu knjigovodstvenu ispravu.

Odgovor Porezne uprave možete u cijelosti pročitati ukoliko downloadate niže navedeni file.

 

Promjena knjigovodstva i kako promijeniti knjigovodstveni servis?

Sama promjena treba biti izvedena na način da kod prijenosa početnih stanja bude što manje grešaka, te da se greške prethodnih razdoblja mogu pronaći te naknadno ispraviti.

Novom knjigovodstvenom servisu dostavljaju se završna knjigovodstvena stanja prethodne godine, no bez obzira na datum prelaska, dokumentacija može biti dostavljena i naknadno odnosno u drugoj polovici godine. Novi knjigovodstveni servis može unijeti početna stanja sa datumom prelaska npr. 30.04. (što je bitno lošija varijanta), ili će početna stanja unijeti sa 01.01. i sve od toga datuma ponovo proknjižiti do datuma prelaska. Tom prilikom se ujedno radi i kontrola knjiženja prethodnog knjigovodstva. Knjigovodstveni servis će stoga kod prijelaza vjerojatno obraditi ponovo sve poslovne događaje od početka godine. Zavisno od količine dokumentacije, dogovara se naknada.

Kraj stare kaledarske godine i početak nove je vrijeme kada knjigovodstveni servisi još uvijek nemaju povećani obujam posla radi završnih računa i poreznih prijava - te je navedeno vrijeme najbolje za prelazak u novo knjigovodstvo.
Ukoliko je prelazak u prvim mjesecima nove poslovne godine, time se izbjegava potreba da istu dokumentaciju za prvih par mjeseci obrađuje prethodno i novo knjigovodstvo, a također izbjegavate potrebu koordinacije između dva knjigovodstvena servisa u vrijeme završnih računa kada djelatnici knjigovodstvenih servisa ionako rade pod povećanim opterećenjem.

Prethodni knjigovodstveni servis mora završiti izradu svih zakonskih izvještaja za prethodni period, odnosno prethodnu godinu ako je otkaz knjigovodstva bio poslije 31.12., bez obzira što ste u vrijeme izrade završnih računa možda već u postupku prijelaza u novo knjigovodstvo ili dogovarate prijelaz.

Dokumentacija koju će pripremiti prethodno knjigovodstvo za primopredaju dokumentacije je niže navedena. Sličnu dokumentaciju trebali biste imati u arhivi bez obzira na prelazak.

  1. Bruto bilanca na 31.12 prethodne godine
  2. Analitičke konto kartice s knjiženjima iz prethodne godine
  3. Analitičke konto kartice s knjiženjima iz tekuće godine
  4. IOS na dan 31.12. prethodne godine
  5. Popis imovine i sitnog inventara sa iznosima i kontom nabave (ili analitičke kartice OS) sa stanjem na 31.12 prethodne godine
  6. GFI za prethodnu godinu
  7. Kadrovska dokumentacija - dostavlja se po posebnom dogovoru zaštićena lozinkom
  8. Izjavu gdje se čuva knjigovodstvena dokumentacija za sve prethodne godine
  9. Temeljnica početnog stanja za tekuću godinu (ovisno o dogovoru)

Završni račun može biti napravljen već u veljači, a uobičajeno se završni računi rade od veljače do travnja ovisno o praksi pojedinog knjigovodstva, te se nakon toga radi primopredaja gore navedene knjigovodstvene dokumentacije - bez obzira što je novo knjigovodstvo započelo s knjiženjima i obradom poslovnih događaje s početkom godine, odnosno s 01.01.

Dakle, s te strane nema razloga za odgađanja.

Za dodatna pitanja stojimo na raspolaganju na brojeve telefona navedene pod Kontakt, bez obzira u koje knjigovodstvo i iz kojeg razloga prelazite.

Knjigovodstvo i računovodstvo

Knjigovodstvo je bilježenje nastalih poslovnih događaja koji su financijskog karaktera.

Računovodstvo temeljem knjigovodstvenih podataka i algoritamskih struktura, analizira postojeća stanja i predviđa buduća kretanja i time olakšava donošenje poslovnih odluka.

Računovodstveni procesi uključuju:

  • izradu planova i izvještaja, te snimke financijskih tokova
  • analizu ekonomskih pojava, procjenu njihova utjecaje na ostvarenje postavljenih ciljeva i zadataka te procjene njihova kretanja
  • kreiranje izvješća za razne institucije i ostale potrebe
  • upravljanje popisom imovine i obveza
  • ačunovodstvenu kontrolu svih materijalno-financijskih tokova

 

Knjigovodstveni servis - Online knjigovodstvo ili klasično?

Knjigovodstvo je proces bilježenja, klasificiranja i praćenja financijskih transakcija tvrtke u skladu s računovodstvenim standardima i zakonskim propisima. Knjigovodstvo je ključna funkcija poslovanja svake tvrtke jer omogućuje tvrtki da prati svoje financijske transakcije i stvori financijske izvještaje koji se koriste za upravljanje poslovanjem.

Knjigovodstvo se sastoji od nekoliko ključnih aktivnosti, uključujući sljedeće:

  • Bilježenje financijskih transakcija: Knjigovodstvo počinje bilježenjem financijskih transakcija tvrtke u knjigu glavne knjige. Financijske transakcije mogu uključivati prihode, troškove, prihode od prodaje, kupovinu imovine, plaćanje računa i drugo.
  • Klasificiranje financijskih transakcija: Nakon što su financijske transakcije bilježene, one se klasificiraju prema određenim računima u skladu s računovodstvenim standardima. Ovo klasificiranje omogućuje tvrtki da prati svoje financijske transakcije prema kategorijama kao što su prihodi, troškovi, imovina, obveze, kapital i drugo.
  • Stvaranje financijskih izvještaja: Na temelju bilježenja i klasificiranja financijskih transakcija, tvrtka stvara financijske izvještaje, poput bilance stanja, računa dobiti i gubitka i izvještaja o novčanom tijeku. Ovi izvještaji omogućuju tvrtki da prati svoje financijsko stanje, rezultate poslovanja i novčani tijek.
  • Praćenje plaćanja: Knjigovodstvo također uključuje praćenje plaćanja računa i upravljanje novčanim tokom tvrtke. To uključuje praćenje otvorenih računa dobavljača i kupaca, upravljanje računima za naplatu i plaćanja te praćenje novčanih tokova kako bi se osigurala likvidnost tvrtke.
  • Izvještavanje o porezima i drugim regulatornim zahtjevima: Knjigovodstvo također uključuje izvještavanje o porezima i drugim regulatornim zahtjevima. To uključuje pripremu i podnošenje poreznih prijava, pripremu financijskih izvještaja u skladu s računovodstvenim standardima i zakonskim propisima te pridržavanje drugih regulatornih zahtjeva.

U današnjem poslovnom okruženju, knjigovodstvene evidenecije se vode pomoću računalnih programa i softverskih rješenja za lakše praćenje financijskih transakcija, stvaranje financijskih izvještaja i praćenje plaćanja. Unatoč tome, knjigovodstvo zahtijeva razumijevanje osnovnih računovodstvenih principa i propisa te učinkovito upravljanje financijskim resursima tvrtke.

Zapošljavanje vlastitog knjigovođe često je preveliki izdatak za mnoge poduzetnike početnike, no za tu opciju ne odlučuju se niti neke respektabilne firme sa 50 i više zaposlenih, iz različitih razloga. Kao interesantan primjer navesti ćemo slučaj kada su jednom prilikom mogućnosti zaposlenja u našem servisu provjeravale tri knjigovotkinje firme koja je zapošljavala deset radnika, a koja je pogađate - u konačnici bila prisiljena staviti ključ u bravu. Jasno je da deset radnika nije moglo producirati dovoljno za 3 osobe u knjigovodstvu i direktora, koji na žalost nije bio kompetentan procijeniti koliko te administracije i knjigovodstva stvarno ima.

Knjigovodstveni servis Online ili klasično knjigovodstvo?

Zašto biste mijenjali dosadašnji način vođenja poslovnih knjiga? Razloga je više, a ovom prilikom ćemo se osvrnuti na neke od njih. Dodatno povećanje efikasnosti i smanjenje troškova, omogućile su internet tehnologije te adekvatni knjigovodstveni programi, pa sada tvrtke mogu imati online knjigovodstvo - sa dobivenom uslugom kao da imaju internog stručnjaka za financije i knjigovodstvo, ali uz bitno niže troškove. Veće brzine internet veza omogućile su razvoj usluga i aplikacija baziranih na internet tehnologijama. Bankarstvo je među prvima svoje usluge učinilo dostupnim preko PC i online povezivanja, te nema više potrebe odlazaka u poslovnice banaka s hrpom virmana koje službenici prepisuju, dok mi strpljivo čekate svoj red. I tvrtke iz drugih sektora sve češće počinju koristiti prednosti koje pruža e-Poslovanje. Kao i inače, za sve novosti naročito su otvorene manje i agilnije firme, posebice ukoliko vide nova mjesta uštede i ubrzavanja poslovnih procesa, te načine da budu korak ispred konkurencije.
Nabava i prodaja želi imati što ažurnije informacije o prometu, ostvarenim razlikama u cijeni po proizvodima, grupama proizvoda, dobavljačima i kupcima, naplati po danima, prekoračenjima, rabatnim skalama, zbirna i periodična fakturiranja itd. Proizvodnja traži radne naloge sa svim podacima o troškovima materijala, radne snage, kalu, rastepu, lomu, otpisima i sl. Uprava traži menadžerske izvještaje iz domene upravljačkog računovodstva na dnevnoj razini.
Svu tu dokumetaciju i poslovne procese potrebno je obraditi, za što postoje razna programska rješenja, koja se koriste počev od odjela prodaje i nabave, managementa firme pa do knjigovodstva koje vodi naše poslovne knjige itd. Neke poslove obavljaju osobe u samoj tvrtci, a neki se mogu outsourcati vanjskim firmama kao što su računovodstveni servisi, IT tvrtke itd… Što je veća složenost poslovnih procesa ili veća količina dokumenata za obradu – veća je i vjerojatnost pogreške kod prijenosa ili prepisivanja podataka u slučaju da se prenose iz jednog u drugi software. Često se događa da evidencija poslovnih promjena nije pravovremena i da uprava i ostale odgovorne osobe u firmi, nemaju pravovremeni uvid u rezultate poslovanja i ne mogu na bazi ažurnih podataka u realnom vremenu donositi adekvatne odluke. Često i knjigovodstveni servisi kasne s obradom dokumentacije, ili istu nisu pravovremeno zaprimili jer jednostavno niste stigli osobno otići na lokaciju servisa i dostaviti potrebne dokumente, što dodatno usporava praćenje ostvarenih rezultata i vođenje poslovne politike tijekom godine. Neželjene bilance se nakon završetka poslovne godine teško više mogu popraviti.
Većinu navedenih problema moguće je riješiti prelaskom na Online knjigovodstvo.

Razmjena dokumenata putem Dropbox ili Google drive - nije eKnjigovodstvo! Može se čak dogoditi da uz primjenu takve metode razmjene imate više grešaka u knjigovodstvenim evidencijama nego kod klasičnog knjigovodstva (za koje naravno ne znate, jer u njih nemate pristup i podaci nisu transparentni).

Online knjigovodstveni programi

Ako koristite isti program kao i vaš knjigovođa, nećete imati potrebu dostavljanja izlaznih faktura u knjigovodstveni servis, jer se one već nalaze u knjigovodstvenom programu. Ulazni pak dokumenati šalju se putem e-maila ili faxa u knjigovodstveni servis te nema potrebe za osobnom dostavom dokumenata na lokaciju servisa, a originale firma arhivira kod sebe. Dostavljene dokumente knjigovođa uvozi i obrađuje u knjigovodstvenom programu, te ih korisnik u bilo kojem trenutku može pogledati te provjeriti jesu li obrađeni i proknjiženi, bez potrebe za listanjem po registratorima. Cilj ovakvog načina vođenja poslovnih evidencija je da korisnik ima uvid u knjigovodstveni program i vlastito financijsko poslovanje iz udobnosti svog ureda i ne mora posebno tražiti informacije i papirnate izvještaje koje ima samo knjigovodstveni servis, nego svojim podacima može i samostalno pristupati, ako želi.
 

Koja je razlika između klasičnog knjigovodstvenog servisa i on line knjigovodstvenog servisa?

Klasično knjigovodstvo vam mora biti negdje u blizini jer svu svoju dokumentaciju morate fizički dostavljati na lokaciju servisa. Komunikacija je moguća samo u radno vrijeme, a ukoliko želite dobiti pojedine izvještaje morate unaprijed najaviti knjigovođi da Vam ih pripremi te pričekati par dana ili tjedana. Sva dokumentacija se nalazi u knjigovodstvenom servisu, te ako želite imati stalni pregled vašeg poslovanja morate si voditi paralaleno evidencije i raditi kopije dokumenata, jer ogiginale ostavljate u knjigovodstvu.

Knjigovodstvo Online ne mora biti u vašoj blizini, jer koristi on line knjigovodstveni program kojem isto kao i klijent, pristupa online pomoću korisničkog imena i lozinke. Firma iz programa izdaje račune i ponude. Također u programu postoji mogućnost vođenja robnog knjigovodstva, pa ukoliko radite sa robom nemate potrebu za dodatnim programom u kojemu ćete izrađivati primke i kalkulacije te voditi evidenciju zaliha, niti za prepisivanjem dokumentacije izdane iz drugog programa. Online knjigovodstvo omogućava u bilo kojem trenutku pristup podacima i potrebnim izvještajima.

Odgovorna osoba tvrtke je nadležna za vjerodostojnost i arhiviranje originala dokumentacije, a za knjigovodstvo se dokumentacija dostavlja elektronskim putem (mail, mail to fax, fax to mail). U knjigovodstvenom programu se uz sve knjižene dokumente pridružuju kopije/slike originala dokumenata, pa nema potrebe za pretraživanjem papirante arhive ukoliko Vam treba neki podatak.

U slučaju poreznog nadzora, poreznicima se mailom na uvid dostavljaju u pravilu kopije dokumentacije, a u slučaju potrebe i originali. Obzirom da u programu postoje kopije dokumenata, olakšano je samo pretraživanje i pronalazak dokumentacije, što je u pravilu dovoljno u slučaju poreznog nadzora. U slučaju sumnje u vjerodostojnost, poreznici u pravilu niti ne traže originale, nego provjeravaju verziju koja se nalazi kod suprotne strane (kupca/dobavljača). Bez obzira na način vođenja računovodstva, knjigovodstveni servis odgovara za ispravna knjiženja dostavljene dokumentacije te pripremu svih zakonskih izvještaja u propisanim rokovima.

Tajnost podataka u svim knjigovodstvenim servisima trebala bi biti definirana ugovorom o obavljanju knjigovodstvenih usluga, a podaci na internetu su zaštićeni vašim korisničkim imenom i lozinkom. Ukoliko imate sumnje u sigurnost podataka, jer se knjigovodstvenom programu pristupa putem interneta, sjetite se da koristite internet bankarstvo, gdje je Vaš račun također zaštićen korisničkim imenom i lozinkom. Podaci su sigurni onoliko koliko čuvate vaše lozinke, a obzirom da je u svim zaštitama najslabija karika "čovjek", podaci nisu ništa manje sigurni nego kada vam knjigovodstvo vodi klasični servis.

Glavna prednost on line knjigovodstva je u pristupu podacima i informacijama, mogućnosti pregleda vlastitog poslovanja te raspoloživosti podataka 24/7/365. Mana on line knjigovodstva je što se od korisnika traži osnovna informatička pismenost (ali ne bitno veća od potrebne za korištenje emaila ili MS Office alata) te urednost u pripremi, dostavi i arhiviranju dokumentacije.

Da zaključimo. Svatko tko želi imati stalni pregled nad vlastitim poslovanjem, ne želi biti ograničen radnim vremenom knjigovodstvenog servisa, zna se koristiti računalom i nije mu problem ažurno voditi dokumentaciju, treba odabrati on line knjigovodstvo.

Ukoliko se loše služite računalom ili nemate interes za urednost poslovne dokumentacije i fin. izvještaja - odaberite klasični knjigovodstveni servis. Svaki mjesec skupite sve papire na hrpu i dostavite ih knjigovodstvu. Knjigovodstvo će ih obraditi te predati zakonom propisane izvještaje, kojima u pravilu nećete imati pristup do kraja godine.

Cijena knjigovodstva

Cijena online knjigovodstva ne mora nužno biti niža od klasičnog, a osim toga cijene knjigovodstvenih usluga se u pravilu bitno razlikuju po gradovima. Tu naročito profitiraju firme iz većih gradova, gdje ponekad cijene online knjigovodstva mogu biti i duplo niže od cijena klasičnog knjigovodstva, čak i u slučaju da je jedini dio koji trebate učiniti - dostava dokumenata za knjiženje na email.

U nekim varijantama, firme same preuzimaju i neke druge dijelove obrade dokumenata. Obzirom da na istom knjigovodstvenom programu mogu raditi i knjigovodstveni servis i firma, bitno je veća fleksibilnost i mogućnost dogovora tko će preuzeti koji dio poslova. Firme po želji mogu preuzeti dio koji se odnosi na izradu i unos dokumenata (uz odgovarajuću podršku servisa), a knjigovodstveni servis u tom slučaju odrađuje kontrolu i stručne knjigovodstveno-računovodstvene poslove, izvještaje, završni račun itd.

Poslovne knjige društva - odgovornost knjigovodstvenog servisa ili uprave?

Iako se mnogi vlasnici firmi nadaju upravo suprotno, pogotovo kada sumnjaju da im knjigovodstvo loše vodi poslovne knjige - temeljem važećeg Zakona o računovodstvu, uprava društva odgovorna je za vođenje ispravnih računovodstvenih evidencija, koje će u bilo koje doba s prihvatljivom točnošću odražavati financijski položaj društva, kao i njihovu usklađenost s navedenim zakonom. Uprava je odgovorna i za čuvanje imovine društva te stoga i za poduzimanje razumnih mjera radi sprječavanja i otkrivanja pronevjera i ostalih nezakonitosti. Uprava je dužna osigurati da financijski izvještaji društva za svaku financijsku godinu budu pripremljeni u skladu s odgovarajućim standardima financijskog izvještavanja (HSFI ili MSFI) koji su, u skladu s odredbama zakona, primjenjivi na veličinu poslovnog subjekta.

Stoga, ako sumnjate da Vaše knjigovodstvo ne vodi korektno poslovne knjige Vaše firme, naša dosadašnja praksa temeljem uvida u poslovne knjige firmi nakon prelaska iz drugog knjigovodstava kod nas - pokazuje da su vlasnici firmi u većini slučajeva imali dobar dojam, samo što nisu imali pristup i uvid u knjigovodstveni program vanjskog knjigovodstvenog servisa kako bi taj dojam potvrdili. To je ujedno i razlog radi kojeg mnogi knjigovodstveni servisi ne omogućuju pristup u knjigovodstveni program. Cijena tu ne mora biti odlučujući faktor, odnosno i nakon visoke kao i nakon najpovoljnije cijene knjigovodstva događalo se da isplivaju nebrojene greške u vođenju poslovnih knjiga. Tu čak nije slučaj niti često spominjana ušteda na edukaciji vodećih ljudi u knjigovodstvu, nego sasvim drugi razlozi. No, ako se vodite isključivo najnižom cijenom ponuđene naknade, odnosno birate knjigovodstva kojima nedostaje klijenata pa dampiraju cijene, naravno da je puno veća i vjerojatnost dobivanja lošije usluge. Propusti u vođenju knjigovodstva mogu dovesti do negativnih efekata na poslovanje društva, a često se nakon kaznenih odredbi firme teško oporavljaju.

Knjigovodstvo koje će nakon primitka dokumentacije upozoriti odgovornu osobu na sporne elemente je vrlo teško pronaći, jer kod toga može doći do razgovora koje bi svi najradije izbjegli. Najviše iz razloga jer vlasnici često ne žele čuti što je pogrešno, pa je takve situacije najlakše izbjeći - šutnjom. Dakle, knjigovođe uglavnom znaju što radite krivo, ali o tome ne razgovaraju s Vama, nego međusobno. Drugi razlog je što se vodeći ljudi u knjigovodstvenim servisima educiraju, ali nove firme/korisnike dodjeljuju početnicima koji nemaju jednak pristup edukaciji niti literaturi, koji se na njima ustvari uče, dok nadređeni teško sve mogu prekontrolirati.

Svi naši klijenti imaju kontakt do odgovornih osoba i direktora servisa, te se na svako pitanje odgovara, a složenije situacije prosljeđuju do nadležne osobe. Dakle, nikada se neće dogoditi da dobijete dodijeljenog početnika i da ne možete doći do kompetentne osobe i odgovora. Ovo je jedan od češćih razloga koje klijenti navode kod promjene knjigovodstva.

Knjigovodstvo je regulirano brojnim zakonima i propisima koji se razlikuju od države do države. U nastavku su navedeni neki od glavnih zakona i propisa koje osoba kojoj ste povjerili vođenje poslovnih knjiga treba poznavati, čime se smanjuje vjerojatno situacija u kojima uprava snosi odgovornost.

  • Zakon o računovodstvu - propisuje glavne principe računovodstva, određuje obvezu vođenja poslovnih knjiga, određuje obvezu sastavljanja financijskih izvještaja i propisuje načine njihovog sastavljanja.
  • Zakon o PDV-u - propisuje obvezu plaćanja poreza na dodanu vrijednost (PDV) za prodaju robe i usluga te propisuje uvjete za povrat PDV-a.
  • Zakon o porezu na dobit - propisuje obvezu plaćanja poreza na dobit tvrtke te propisuje način izračuna poreza na dobit.
  • Zakon o radu - propisuje pravila o radnom vremenu, godišnjem odmoru, plaćama i drugim aspektima radnog odnosa koji utječu na obračun plaća u tvrtki.
  • Zakon o financijskom poslovanju i predstečajnoj nagodbi - ovaj zakon regulira financijsko poslovanje tvrtki te propisuje način postupanja u slučaju insolventnosti tvrtke.
  • Zakon o reviziji - propisuje pravila i postupke revizije financijskih izvještaja te propisuje uvjete koje moraju zadovoljiti revizori.
  • Zakon o trgovačkim društvima - propisuje pravila o osnivanju, organizaciji i poslovanju trgovačkih društava te propisuje obveze vođenja poslovnih knjiga i sastavljanja financijskih izvještaja.
  • Zakon o fiskalizaciji u prometu gotovinom - propisuje obvezu fiskalizacije računa u prometu gotovinom te propisuje uvjete za korištenje fiskalnih blagajni.
  • Zakon o zaštiti osobnih podataka - propisuje pravila o zaštiti osobnih podataka te propisuje obvezu tvrtki da osiguraju sigurnost i privatnost osobnih podataka klijenata i zaposlenika.
  • Zakon o financijskom izvještavanju - propisuje obvezu tvrtki da sastave financijske izvještaje u skladu s računovodstvenim standardima i zakonskim propisima te propisuje uvjete za njihovo objavljivanje.

Osim navedenih zakona, postoji i niz drugih zakona, propisa i pravilnika koji su važni u knjigovodstvu, poput propisa o porezu na dodanu vrijednost, propisa o obračunu plaća, propisa o porezu na dohodak i drugih. Važno je da tvrtka bude upoznata s važećim zakonima i propisima kako bi se osiguralo da se knjigovodstveni postupci provode u skladu s propisima i izbjegnule eventualne kazne ili druge sankcije.

Online knjigovodstvo + program

Ugovaranjem knjigovodstvenih usluga u paketu sa knjigovodstvenim uslugama dobivate i pristup knjigovodstvenom programu te poslovnu podršku i savjetovanje. Program možete korisititi u svom radu za izdavanje računa, izradu ponuda, vođenje evidencije radnog vremena zaposlenika, pristup adresaru partnera, pregled dugovanja i potraživanja, uvid u troškove po vrsti i udjelu, omjer fakturiranog i naplaćenog, trenutni poslovni razultat i dr. izvještaje.

Pristup programu možete korititi 0-24 sata na dan, 7 dana u tjednu, a cijena knjigovodstva se kreće od 300 kn+pdv za mikro tvrtke na više, ovisno o kličini i vrsti dokumentacije.

Pretplati se na ovaj RSS feed